ده گام برای بهبود مهارتهای ارتباطی
چه بخواهید گفت‌وگوهای بهتری در زندگی اجتماعی‌تان داشته باشید، یا قصد ارائه‌ی بهتر ایده‌های‌تان را در محل کارتان داشته باشید، یا بخواهید رابطه‌ی گرم‌تر و صمیمی‌تری با اعضای خانواده‌تان داشته باشید، وضعیت مشابه است. شما می‌خواهید با افراد دیگری ارتباط برقرار کنید. این کار به نظر خیلی ساده می‌آید: باید منظور واقعی‌تان را بیان کنید. اما اغلب، مخاطب‌تان چیزی بسیار متفاوت از آنچه شما می‌خواهید بگویید، برداشت می‌کند. شما یک چیز می‌گویید، طرف مقابل چیز دیگری می‌شنود و در نهایت سوءتفاهم، سردرگمی و اختلاف به وجود می‌آید. خوشبختانه این موضوع دردی نیست که درمان نداشته باشد. مشکلات ارتباطی را می‌توان به راحتی با یادگیری مهارت‌هایی در این زمینه حل کرد. در حقیقت ارتباط مؤثر یکی از مهم‌ترین مهارتهای زندگی است که می‌توانید بیاموزید. اما در عین حال یکی از مهارت‌هایی است که بسیاری از افراد تلاش زیادی برای کسب آن نمی‌کنند. در ادامه چند نکته‌ی اساسی برای بهبود مهارتهای ارتباطی ارائه می‌شود که با به‌کارگیری آنها می‌توان روابطی همراه با احترام، اطمینان، احساس درک و تفاهم بنا نمود.
۱۰. مراقب زبان بدن‌تان باشید
شما به طرف مقابل‌تان می‌گویید که آماده‌ی صحبت کردن هستید، اما دست به سینه می‌ایستید. می‌گویید دارید به حرف‌های او گوش می‌کنید، اما سرتان را از موبایل‌تان بلند نمی‌کنید. اشارات غیر کلامی و نانوشته‌ی ما معمولا بیش از آنچه فکر می‌کنیم، احساس و افکار واقعی ما را آشکار می‌کنند. نحوه‌ی برقراری ارتباط چشمی با دیگران، نوع دست دادن و حتی طرز نشستن‌تان طی یک مصاحبه‌ی ویدئویی، همه جزئی از ارتباط هستند. فراموش نکنید که شما دائما در حال ارتباط برقرار کردن هستید، حتی وقتی که یک کلمه هم حرف نزنید. اگر می‌خواهید پیش از یک گفت‌وگوی مهم، اعتماد به نفس‌تان را افزایش دهید، یک ژست قدرت‌بخش را امتحان کنید. یا درک و تفسیر زبان بدن دیگران را یاد بگیرید تا بتوانید واکنش‌های مناسبی نشان دهید.
۹. از به کار بردن کلمات و آواهای غیرضروری پرهیز کنید
تکرار آواهایی مانند «اِممم» یا «اِاا» هیچ کمکی به ارتقای سطح گفت‌وگوهای روزانه یا سخن‌رانی‌های‌تان نمی‌کند. این آواهای اضافه را حذف کنید تا متقاعدکننده‌تر به نظر برسید و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید. یکی از راه‌های این کار این است که دقت کنید که چه زمان‌هایی در صحبت‌های‌تان از کلماتی مانند «اِممم» یا «مثلا» استفاده می‌کنید. همچنین می‌توانید دست‌های‌تان را از جیب‌های‌تان دربیاورید یا فقط صبر کنید و پیش از شروع صحبت کمی مکث کنید. این سکوت‌های گاه‌به‌گاه بیش از دیگران، برای خودتان عجیب و مسخره به نظر می‌آید. مطمئن باشید.
۸. برای گپ‌های معمولی و موقعیت‌های دیگر از قبل نمایش‌نامه‌ای در ذهن داشته باشید
گپ زدن یکی از هنرهایی است که افراد زیادی در آن مهارت ندارند. برای زمان‌هایی که در مواجهه با افرادی که به سختی آنها را می‌شناسید و سکوت‌های اجتناب‌ناپذیر و ناراحت‌کننده بین‌تان پیش می‌آید، داشتن یک نقشه‌ی ذهنی بسیار کمک‌کننده است. اینکه بدانید چطور سر صحبت را باز کنید یک هنر است، یعنی بتوانید موضوعاتی برای گپ زدن (خانواده، شغل، تفریح و سرگرمی، رویاها و آرزوها) پیدا کنید. همچنین می‌توانید با اشتراک‌گذاری اطلاعاتی که می‌توانند برای پیدا کردن زمینه‌ی مشترک به شما و طرف مقابل‌تان کمک کنند، گپ زدن را به گفت‌وگو تبدیل کنید. گپ زدن در بلند مدت می‌تواند شما را به فردی خوشحال‌تر تبدیل کند.
۷. قصه بگویید
قصه‌ها بسیار قدرتمندند. آنها ذهن‌تان را فعال می‌کنند، از خراب شدن ارائه‌های شغلی جلوگیری می‌کنند، باعث می‌شوند متقاعدکننده‌تر به نظر برسیم، همچنین می‌توانند در موفق شدن در مصاحبه‌ها هم کمک‌کننده باشند. یاد بگیرید که چطور به یک قصه‌گوی افسانه‌ای تبدیل شوید. همچنین می‌توانید از واژه‌ی «اما» بیشتر استفاده کنید تا داستان‌تان را سامان‌دهی کنید. هر کسی حداقل یک قصه خوب برای تعریف کردن در آستین دارد.
۶. سؤال بپرسید و حرف‌های طرف مقابل را تکرار کنید
بیایید صادق باشیم… برای همه‌ی ما پیش آمده است که وقتی شخص دیگری حرف می‌زند، حواس‌مان پرت شده باشد یا صحبت‌های او را اشتباه شنیده باشیم. سؤال کردن و تکرار چند کلمه‌ی آخرِ طرف مقابل نشان می‌دهد که به آنچه او می‌گوید علاقه‌مندید و برای‌تان جالب است، همچنین شما را مجبور می‌کند که توجه و تمرکز داشته باشید و اگر در مورد نکته‌ای دچار سوءتفاهم شوید، به واضح شدن آن مطلب کمک می‌کند. برای نمونه: «پس درست متوجه شدم، می‌خواهید برای روز یکشنبه بلیت بخرید؟»
این کار همچنین برای گپ زدن و پر کردن سکوت‌های ناخوشایند نیز مناسب است. به جای اینکه سعی کنید گفت‌وگو را حول موضوعاتی اجباری مانند آب‌وهوا ادامه دهید، از طرف مقابل سؤال بپرسید و به پاسخ‌های او واکنش نشان دهید. مثلا: «برنامه‌تون برای تابستون چیه؟» یا «آخرین کتابی که خوندید چی بوده؟» شگفت‌زده شدن از شگفت‌انگیز بودن مهم‌تر است.
هنگامی که کسی با شما حرف می‌زند یا قرار است که با او وقت بگذرانید، وَر رفتن با موبایل‌تان بسیار بی‌ادبانه است. شاید خلاص شدن از دست همه‌ی چیزهایی که حواس‌مان را پرت می‌کنند یا کنار گذاشتن تکنولوژی به طور کل، ممکن نباشد، اما همین که به خودمان زحمت بدهیم و سرمان را از روی گوشی یا تبلت‌مان بلند کنیم، به شدت روی ارتباطات‌مان با دیگران تاثیرگذار است.
۴. پیام‌تان را برای مخاطب‌تان متناسب کنید
افرادی که بهترین ارتباط‌ها را دارند، بسته به اینکه طرف مقابل‌شان کیست، صحبت‌های‌شان را تنظیم می‌کنند. شما احتمالا برای صحبت کردن با همکارها یا رئیس‌تان در مقایسه با هنگامی که با مخاطب خاص، فرزندان یا بزرگتر‌های‌تان حرف می‌زنید، زبان و کلام متفاوتی در پیش می‌گیرید. هنگامی که سعی می‌کنید پیامی را به کسی منتقل کنید، همواره تلاش کنید که دیدگاه او را نیز مدنظر داشته باشید.
۳. مختصر و مفید باشید
یک مخفف برای واژه‌ی «BRIEF» به معنای «مختصر» در زبان انگلیسی وجود دارد که از سرنام‌های کلمات زیر تشکیل شده است:
Background: زمینه‌چینی
Reason: دلیل
Information: اطلاعات
End: پایان
Follow-up: پی‌گیری
این مخفف برای این است که در هنگام ایمیل نوشتن به شما کمک کند تا همه چیز را بیان کنید و در عین حال، مختصر و موجز باشید. این سیاست خوبی برای ارتباطات کلامی و نوشتاری است (همیشه می‌دانم به عنوان یک نویسنده، کارم این است که پیامم را به طور واضح بیان کنم و هر چه سریعتر این مقاله را هم تمام کنم. نگران نباشید، تنها دو مورد دیگر در این لیست باقی مانده است!).
۲. همدلی‌تان را تقویت کنید
ارتباط یک خیابان دوطرفه است. اگر تمرین کنید که دیدگاه‌های مخالف را نیز در نظر بگیرید، می‌توانید دشواری و اضطرابی را که گاهی هنگام ارتباط برقرار کردن با دیگران دارید، کاهش دهید. برای نمونه، وقتی که مخاطب خاص‌تان می‌گوید خسته‌تر از آن است که بتواند حرف بزند، متوجه می‌شوید که منظورش واقعا چیست. همدلی کردن به شما کمک می‌کند که حتی بخش‌های ناگفته‌ی ارتباط‌تان با دیگران را نیز بهتر درک کنید و کمک می‌کند که واکنش‌های مؤثرتری نشان دهید.
۱. گوش دهید، واقعا گوش دهید
در پایان، با به کار بردن نکات بالا، بهترین کاری که می‌توانید برای بهبود مهارتهای ارتباطی‌تان انجام دهید، این است که یاد بگیرید واقعا گوش دهید، توجه کنید و اجازه دهید طرف مقابل حرفش را بزند، بدون اینکه صحبتش را قطع کنید. ما می‌دانیم که این کار سختی است، اما «یک گفت‌وگوی خوب، مجموعه‌ای از واژگان است که به زیبایی با گوش دادن پیوند خورده باشد.» در این صورت، حتی اگر سبک‌های ارتباطی‌تان با هم سازگار نباشد، دستِ کم درک درستی از یک‌دیگر خواهید داشت و می‌توانید امیدوار باشید که مخاطب‌تان هم با همان دقت به حرف‌های شما گوش می‌دهد.